校属各单位：
学生档案管理工作是高校档案工作的重要组成部分，是提高教学管理水平及提高为学生服务水平的基础性工作，进一步规范学生档案工作十分必要。根据《高等学校档案管理办法》及《江西省档案工作规范化管理办法》等文件精神， 结合我校的具体情况，对学生档案管理工作作如下规定。
一、新生建档要求
（一）我校学制为三年以上的全日制各层次各类已经注册学籍学生，都应建立学生档案。学生档案材料的形成和归档工作由各学院负责，校档案馆对学生档案的建档工作作业务指导。
（二）各学院院长（书记）是学生档案工作的第一责任 人，副书记和班主任是建档工作的主要承办者，凡未给学生 建档、因失职遗失或缺失学生档案的单位或承办者，应及时
进行补办工作，造成较大过错的，将追究相关责任人的责任。
（三）毕业班学生档案在每年的 5 月底以前，由各学院副书记和班主任负责完善和整理。
学生档案袋中的主要材料有：
1.录取通知书 2.入学登记表 3.体检表 4.学籍表
5.奖惩记录 6.毕业生登记表
二、毕业生提档手续
为维护学生档案的严肃性、真实性，有利于学生就业后享受工龄计算和相关待遇，根据上级要求，毕业学生的档案一律不能自领自带，必须由校档案馆封口盖章后邮寄到生源所在地人才市场。
（一）毕业学生在办理离校手续时须及时到校档案馆办理档案邮寄登记，邮寄费学生自理。因工作尚未落实而暂不能邮寄的档案，可由校档案馆代为保管，保管期限是两年， 两年后档案出了任何问题学校不负责任，期间不收取任何费用。
（二）应届毕业生在每年 6 月底、7 月初持本人身份证原件或学生证到学校档案馆办理提档手续，个别因特殊情况不能按时来校办理的，需提供委托书（手写且当事人签字）、 双方身份证复印件以备查。
（三）往届毕业生办理提档手续，本人办理需提供身份 证原件和毕业证复印件；代办需提供委托书（手写且当事人签字）、双方身份证复印件及毕业证复印件。
三、补办档案程序
学生档案因部门原因遗失或缺失的由相关部门负责补 办，并追究相关责任人的责任。由本人遗失并要求补办的, 或需出具相关学历、学籍证明的，根据教育部 27 号令《高
等学校档案管理办法》第三十二条“高校档案机构是学校出 具档案证明的唯一机构。用于个人或者商业目的的，可以按 照有关规定合理收取费用”的规定办理。
